La información de la finca es una herramienta muy poderosa para que el productor tome decisiones adecuadas con respecto a su negocio agropecuario. Por eso la importancia de uso de registros en una finca.
La información se construye a través del procesamiento y análisis de los registros. Permite conocer la situación actual, determinar volúmenes de producción, conocer limitantes, estimar el monto de las inversiones necesarias en la agroempresa.
La gerencia implica el uso de criterios administrativos, los cuales se alimentan de la información proveniente de los registros de los eventos y actividades de una finca. Es necesaria la concientización del productor hacia el uso de registros como herramienta para llevar una información planificada y controlada y con base en ello buscar el mejoramiento de lo que esté fallando para hacer el negocio más exitoso.
Los registros iniciales básicos de una finca son: descripción de la finca (ubicación, área total, área por producción, estado y descripción de cultivos, descripción de producciones pecuarias, áreas en bosques, etc.), inventario (infraestructura, herramientas y equipos, insumos, cultivos, maquinaria, etc.).
Existen otros registros que son de diligenciamiento diario o semanal de acuerdo al tipo de producción. En ellos se escriben los datos de uso de mano de obra, uso de insumos, costos, eventos del cultivo o de la producción pecuaria (nacimientos, mortalidades, vacunación, entre otros), producción, pérdidas, eventos climáticos, etc.
Los registros deben ser sencillos, completos, mantenerse al día, útiles y confiables. Generalmente se escriben a mano y luego se transfiere la información a software especializados a producciones agropecuarias.
La información generada a partir de los registros debe ser oportuna para que realmente permita al productor la toma adecuada de decisiones a nivel técnico, económico y ambiental. El uso y diligenciamiento de los registros son indispensables en el seguimiento y control para la eficiencia de la empresa agropecuaria.
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